La gestion documentaire RH concentre des enjeux concrets : sécurité des données, traçabilité, gain de temps et conformité réglementaire. Dans l’écosystème de paie, Silae a structuré une réponse dédiée avec Desk RH, un coffre-fort numérique RH pensé pour les employeurs comme pour les salariés. L’outil s’intègre aux flux de paie, automatise la diffusion des documents et fiabilise l’archivage sur la durée.
À quoi sert Desk RH dans l’écosystème Silae ?
Desk RH centralise les documents sensibles de la relation de travail : bulletins de paie dématérialisés, contrats, avenants, attestations. L’objectif est opérationnel : un point d’accès unique, des preuves de diffusion, et une réduction des tâches manuelles.
Côté employeur, le coffre-fort permet d’organiser, d’envoyer et de suivre. Côté salarié, un espace personnel donne accès aux documents 24/7, avec notifications. Cette séparation des usages limite les demandes répétitives et sécurise les échanges.
Les bénéfices se mesurent rapidement : moins d’impression et d’envoi papier, moins de relances, un suivi clair des statuts, et une expérience collaborateur plus fluide.
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Accès et connexion à Desk RH : deux options à connaître
Desk RH propose deux modes de connexion distincts, à choisir selon l’organisation interne et l’équipement des utilisateurs.
Connexion avec un compte DeskRH dédié
Cette option convient aux structures sans environnement Microsoft ou aux utilisateurs externes. La première connexion se fait via une invitation email : validation de l’adresse, création d’un mot de passe robuste, puis accès au tableau de bord. La récupération d’accès s’effectue depuis l’écran de connexion en cas d’oubli.
Connexion avec un compte Microsoft (SSO)
Le SSO Microsoft permet une authentification avec les identifiants Microsoft existants. Avantages concrets : moins de mots de passe à gérer, cohérence avec les politiques de sécurité internes et authentification renforcée. En cas de difficulté, la vérification porte d’abord sur la session Microsoft (statut du compte, authentification multifacteur).
Dans les deux cas, l’employeur peut inviter les salariés en masse ou individuellement, avec un message d’accompagnement pour faciliter l’adoption.
Mise en place depuis Silae Paie : logique et progressive
L’activation de Desk RH démarre dans Silae Paie. Les prérequis sont simples : droits administrateurs, paramètres d’établissement à jour, adresses email fiables. Une activation ciblée sur un périmètre pilote permet de valider les flux avant un déploiement complet.
Diffuser les bulletins de paie dématérialisés
Une fois la paie validée, les bulletins sont envoyés vers le coffre-fort salarié. Le suivi affiche les statuts de dépôt et de consultation. Un nommage cohérent par période et établissement simplifie la recherche et l’archivage.
Déclencher la signature électronique
Pour les contrats et avenants, l’employeur importe le PDF, définit les signataires et l’ordre de signature, puis planifie des relances. Le document signé est automatiquement archivé dans le coffre-fort employeur et, si prévu, dans l’espace salarié.
Organiser les dossiers et liasses
Desk RH permet de structurer les documents par liasses : onboarding, formation, fin de contrat. Cette organisation accélère les envois récurrents et fiabilise le suivi.
Les fonctionnalités clés Desk RH
- Coffre-fort employeur: dépôt, distribution, suivi, preuves.
- Coffre-fort salarié: consultation autonome, historique accessible.
- Notifications: information immédiate des nouveaux documents.
- Traçabilité: horodatage, accusés, journalisation des actions.
Cette traçabilité constitue un atout en cas de contrôle ou de litige : la diffusion et la disponibilité des documents sont démontrables.
Sécurité, conformité et archivage
Desk RH s’inscrit dans un cadre RGPD avec une gestion fine des droits par rôle et une journalisation des accès. Les imports sont contrôlés, avec analyse antivirus pour bloquer les fichiers suspects. L’archivage probatoire garantit l’intégrité et la conservation des documents RH sur la durée, selon les politiques internes de l’entreprise.
Dépannage rapide : les situations courantes
- Import refusé: vérifier le format PDF, la taille et l’absence de corruption.
- Problème de connexion SSO: contrôler la session Microsoft et l’authentification.
- Notification non reçue: vérifier l’email salarié et les paramètres de notification.
Desk RH s’impose comme un outil structurant pour sécuriser et fluidifier la gestion documentaire RH. L’intégration avec Silae, les deux options de connexion et les fonctions de suivi répondent à des usages concrets, aussi bien pour une PME que pour un cabinet de paie.
